Ein Assistent, der Hand anlegt.
Er beantwortet nicht nur Fragen, er bereitet Vorgänge vor – und man sieht ihm zu, welche Bereiche er dafür heranzieht.
Dazu auf jeder Seite dabei: Sicherheit & Datenschutz, der Zuschnitt auf Ihre Branche und der Weg zum Start.
Eine Plattform.
Weniger Verwaltung.
Mehr Überblick.
Zwischen je zwei Schritten liegt eine Naht. Dort wird abgetippt – und dort laufen die Zahlen auseinander.
So läuft ein einziger Vorgang heute
Drei Wege hinein.
Die Einzelheiten liegen auf eigenen Seiten – hier entlang.
Ein Zugang –
drei Gesellschaften, eine Summe.
Jede Gesellschaft führt ihre eigenen Zahlen – die Gruppe sieht sie nebeneinander und darunter eine Summe.
- Urqivo Demo32.350 €
- Urqivo Nord5.600 €
- Urqivo Süd5.600 €
- Ergebnis der Gruppe43.550 €
Zwischen Gruppe und Gesellschaft liegt ein Klick und keine zweite Anmeldung: dieselbe Auswahl oben führt wieder zurück zur Übersicht.
Eine Gesellschaft heute.
Unternehmensgruppe morgen.
Dieselbe Plattform wächst mit – ohne zweite Datenbank, ohne zweiten Login, ohne Systemwechsel.
Ein Haus, alle Module.
Vom ersten Tag an das vollständige System: Stammdaten, Aufträge, Zeiten, Buchhaltung. Kein Einsteigerpaket, das später nicht mehr reicht.
Die Sparte wächst.
Weitere Gesellschaften kommen in dieselbe Sparte – jede mit eigener Faktura und eigenen Nummernkreisen, alle auf denselben Stammdaten. Ein Kunde bleibt ein Kunde, egal wer ihn betreut.
Von oben sehen Sie alles.
Mehrere Sparten, in jeder mehrere Gesellschaften – jede mit eigener Faktura, eigenen Nummernkreisen und eigenen Rechten. In der Zentrale laufen Umsatz, Ergebnis und Personal trotzdem zu einer Auswertung zusammen.
Was die Gruppe außerdem in der Hand hat
- Reichweite je KontoEin Konto steht auf der ganzen Gruppe, einer Sparte oder ausgewählten Gesellschaften.
- Gesellschaft selbst anlegenDer Umschalter legt über GS-Nummer und Firmenname eine weitere Gesellschaft an und aktiviert sie.
- GuV bis auf TeamebeneDer Ebenen-Filter der GuV kennt sechs Stufen, von allen Gesellschaften bis zum einzelnen Team.
- Feiertage nach BundeslandDas Bundesland steht je Gesellschaft und bestimmt, welche Feiertage in ihren Kalendern stehen.
- Logo und Belegfuß je HausLogo, Mail-Logo und Belegfußzeile liegen im Unternehmensprofil und damit je Gesellschaft getrennt.
- Standorte je GesellschaftDie hinterlegten Orte stehen im Fuhrpark, im Lager, an den Kassen und in Stellenausschreibungen zur Wahl.
Erst der Lead.
Dann der Auftrag.
Woher der Auftrag kommt, den Sie gleich darunter durchs Haus laufen sehen – vom ersten Kontakt bis zur Unterschrift, im selben System.
Nachricht, Auftrag, Rechnung –
in einer einzigen Spalte.
Die Kundenakte sammelt nichts ein: Was der Kunde schreibt, was er beauftragt und was er bezahlt, steht ohnehin schon untereinander.
- KundeUferblick Immobilien GmbH
- Kundennummer10001
- Offene Posten4.246 €
- Offene Chance18.000 €
Die Nummern stammen aus dem Lauf selbst: VC-2026-0002 wurde in dieser Aufnahme gewonnen, AU-2026-0019 entstand in derselben Minute und steht seither unter den 19 Projektaufträgen – mit Auftraggeber Talwerk Haustechnik AG.
Was der Vertrieb sonst noch aus dieser Akte zieht
- Gewichteter ForecastPipeline-Wert und Forecast rechnen sich aus Wert × Wahrscheinlichkeit – ohne Nebenrechnung.
- ABC-Klasse und Abwanderungsrisikostehen an jedem Kunden, aus Umsatz und letzter Aktivität, nicht aus einer Meinung.
- Leads in Blöcken importierenCSV rein, qualifizieren, in Kunde oder Verkaufschance umwandeln.
- Mailvorlagen mit Platzhaltern{Firma} und Co. setzt urqivo ein – der Entwurf hängt am Lead, nicht im Postfach.
- Verlauf in beide RichtungenWas hinausgeht und was zurückkommt, steht in einer Liste beim selben Kunden.
- Wiedervorlage aus der Akteein Klick, Titel und Fälligkeit – und sie steht als Aktivität im Verlauf.
Ein Auftrag.
Von A bis Z.
Derselbe Vorgang von der Annahme bis in die Bilanz – er wächst unterwegs, statt in sechs Programmen neu erfasst zu werden.
Eine Nummer –
und fünf Module rechnen damit.
Der Auftrag A-2026-0004 wird einmal angelegt; Stunden, Rechnung, offener Posten und Deckungsbeitrag hängen sich von selbst daran.
- AuftragA-2026-0004
- Arbeitsberichte3 · 17,50 h
- RechnungRA-2026-1004
- Deckungsbeitrag II2.490,64 €
In allen fünf Aufnahmen steht dieselbe Nummer. Übertragen hat sie niemand: Jedes Modul liest den Auftrag, an dem Bericht und Beleg ohnehin schon hängen.
Was in der Kette noch mit dranhängt
- Nachweis mit UnterschriftTechniker und Auftraggeber unterschreiben auf dem Gerät, alternativ zeichnet der Kunde im Portal frei.
- Zwischen- und SchlussrechnungAbgerechnete Stunden sind als fakturiert markiert und tauchen in der nächsten Rechnung nicht wieder auf.
- Geplant gegen geleistetSoll aus den geplanten Gesamtstunden, Ist aus den Berichten, die Abweichung steht in Stunden daneben.
- Teilzahlung oder SkontoabzugDer Restbetrag bleibt offen stehen, oder der Beleg wird mit dem Skonto dieses Kunden ausgeglichen.
- Material erst nach WareneingangNur Bedarfsmeldungen mit geprüftem Wareneingang oder Rechnungseingang zählen als geliefert.
- Unfertige Arbeiten zum StichtagNicht fakturierte Stunden und Kreditorenbelege stehen je Auftrag als Bestand, zu Kosten oder VK.
Eine Eingangsrechnung.
Egal, wie sie hereinkommt.
Fotografiert, gemailt oder hereingezogen – ab dem Eingang macht urqivo den Rest, bis der Betrag den Liquiditätsplan erreicht.
Aus dem PDF gelesen –
dieselben vier Werte im Beleg und im Feld.
Ein PDF eines erfundenen Lieferanten, in urqivo hineingezogen. Was hier unterlegt ist, hat die Erkennung selbst gefunden – nichts davon ist nachträglich ins Bild gemalt.
- LieferantThermura Wärmetechnik GmbH
- Rechnungsnummer2026-4471
- Belegdatum19.07.2026
- Rechnungsbetrag4.998,00 €
Was nach dem Auslesen weiterläuft
- Dublette fällt sofort aufGleiche Rechnungsnummer beim gleichen Lieferanten – der Beleg trägt sofort einen roten Warnbalken.
- Lieferant aus dem BelegErkannt wird über IBAN, USt-IdNr. oder Steuernummer; fehlt der Lieferant, legt ein Klick ihn an.
- Aufteilung muss aufgehenErst wenn Auftrag, Kostenstelle und Sachkonto den vollen Nettobetrag ergeben, ist die Freigabe möglich.
- Roter Stempel im PDFMit der Freigabe vergibt urqivo die interne Belegnummer und brennt sie als roten Stempel ins PDF.
- Zahllauf als SEPA-DateiOffene Belege mit gültiger IBAN wandern in einen Zahllauf, der eine pain.001-Datei erzeugt.
- Bezahlt erst per KontoauszugEin CAMT- oder MT940-Auszug wird eingelesen und gleicht die Abbuchung gegen den Beleg ab.
Vom Nachweis zur Rechnung.
Von selbst im richtigen Format.
Aus dem abgeschlossenen Auftrag wird der Tätigkeitsnachweis, aus dem Nachweis die Rechnung – und jeder Empfänger bekommt sein Format, ohne dass jemand daran denken muss.
Der Kunde unterschreibt –
zwei Klicks später steht die Rechnung.
Stunden, Material und die Preise dieses Kunden stehen längst am Auftrag. Deshalb ist die Abrechnung kein Vorgang mehr, sondern ein Knopf – gerechnet hat das System.
- AuftragA-2026-0011
- AuftraggeberStadtwerke Seetal
- Zeit gesamt15,00 h
- Rechnungswert1.154,03 €
Und was sonst noch dazugehört, hängt einfach mit dran: Fotos vom Einsatz, das Prüfprotokoll, ein Lieferschein – beliebige Dateien am Auftrag, angehakt gehen sie als Anlage mit der Rechnung hinaus.
Eine Rechnung.
Vier Wege, je nach Empfänger.
RE-2026-00011.373,30 € brutto · Stadtwerke Seetal
-
XRechnung
Für Behörden und öffentliche Auftraggeber – dort ist sie Pflicht.
reines XML -
ZUGFeRD / Factur‑X
Für Kunden, die maschinell einlesen und trotzdem etwas ansehen wollen.
PDF mit XML darin -
PDF per E‑Mail
Der klassische Weg – für alle, die es weiter so haben möchten.
aus urqivo versendet -
Übergabe ans Vorsystem
Sammeldatei der Debitorenrechnungen nach Ihrem Feldschema – mit Protokoll und Einzelbelegen.
Feldschema frei einstellbar
Das Format steht beim Kunden – beim Versenden ist es vorbelegt, umschalten lässt es sich trotzdem. Leitweg-ID inklusive.
Was zwischen Erstellen und Bezahlt dazugehört
- Sammelrechnung je KundeAufträge mit der Abrechnungsart „Sammel“ bündelt urqivo im Zeitraum je Kunde zu einem Entwurf.
- Teilgutschrift je PositionGutschriften laufen positionsweise und mindern den offenen Betrag der Rechnung sofort.
- Prüfung vor dem ExportOhne USt-IdNr. oder vollständige Anschrift bricht der Export ab und nennt das fehlende Feld.
- Reverse-Charge und AusfuhrAls Steuerkategorie stehen § 13b, innergemeinschaftlich, Ausfuhr und § 19 samt Befreiungsgrund bereit.
- Mahnlauf je KundeÜberfällige Posten eines Kunden bündelt eine Mahnung; Gebühr und Frist je Stufe stellen Sie selbst ein.
- Zahlung aus dem KontoauszugCAMT oder MT940 einlesen – urqivo schlägt je Umsatz den passenden offenen Posten vor.
Alles aufklappen –
und nichts davon steht auf der Rechnung.
Die Schiene der laufenden Anwendung, ganz geöffnet: elf Bereiche, 83 Module – und keines davon wird gekauft. Was ein Modul bekommt, ist eine Stufe in der Rolle.
- Bereiche in der Schiene11
- Module darunter83
- Stufen je Modul4
- Aufpreis je Modulkeiner
Was ein Modul vom anderen unterscheidet, ist allein die Stufe in der Rolle – Kein Zugriff, Lesen, Bearbeiten oder Vollzugriff. Sie wird gesetzt, nicht gekauft: Wer weniger sehen soll, sieht weniger, statt weniger zu haben.
Ein System. 12 Bereiche.
Von Stammdaten bis Controlling – alle Bereiche und Module sind immer dabei. Ein Gesamtpaket, eine Datenbasis, kein Nachkaufen.
Stammdaten
Vertrieb & CRM
Organisation
Aufträge & FM
Zeiterfassung
Personalwesen
Lagerverwaltung
Buchhaltung
Controlling
Mein Bereich
Administration
Beleg & Vorlagen
Schnittstellen
Was eine Datenbasis im Alltag ändert
- Ein Stammsatz für alle43 Module lesen dieselbe Personaltabelle – vom Dienstplan bis zur Liquiditätsplanung.
- Ein Suchfeld für allesDie globale Suche liest 16 Datenbestände und öffnet das Zielmodul gefiltert auf den Treffer.
- Verweis in der NachrichtEin Schrägstrich im Chat verlinkt acht Datensatzarten, ein Klick öffnet Modul und Datensatz.
- Freigabe von der KachelGenehmigen im Dashboard schreibt den Status in die Quelltabelle des Fachmoduls zurück.
- Historie mit FeldnamenJede Änderung landet mit Benutzer, Bereich und geändertem Feldnamen im gemeinsamen Protokoll.
- Die eigene Ansicht folgt mitFavoriten, Spaltenlayouts und Dashboard hängen am Benutzer, nicht am Gerät.
Und das Beste: alle Module sind immer inklusive – ein Gesamtpaket, kein Baukasten mit Aufpreisen.
Freigeben ist ein Klick –
der Verlauf schreibt sich von selbst.
Lea Hofmanns Urlaubsantrag, echt durchs System gelaufen: geprüft, kommentiert, freigegeben – jeder Schritt mit Person und Uhrzeit.
- VorgangUrlaubsantrag · Genehmigung
- Von → zuständigLea Hofmann → Anna Berger
- Zeitraum16.–20.08. · 5 Tage
- Antrag UA-2026-002genehmigt
Denselben Weg gehen Rechnungen, Bedarfsmeldungen, Angebote und Fahrzeugreservierungen – jede Freigabe schreibt ihr Ergebnis in den Vorgang zurück, aus dem sie kam.
Nichts versandet
alles hat einen Weg.
Anträge, Freigaben und Einsichten laufen als nachvollziehbarer Vorgang durchs Haus: mit Empfänger, Status, Kommentar und lückenlosem Verlauf. Der rote Faden, der alle Bereiche verbindet.
Mehrstufige Freigaben
Vorgesetzte, HR, Geschäftsführung – so viele Stationen wie nötig, jede mit Kommentar und Protokoll.
Stammdaten nur auf Antrag
Mitarbeitende sehen ihre eigenen Daten und stoßen Änderungen als Antrag an. Vorgesetzte fragen Einsicht gezielt über den Workflow an – nichts ändert sich ungenehmigt.
Bedarf & Beschaffung
Bedarfsanmeldung, Bestellfreigabe und Wareneingang laufen als ein Vorgang – die Rechnungsfreigabe dazu steht bei den Eingangsrechnungen.
Urlaub, Abwesenheiten & Akteneinsicht
Anträge und HR-Freigaben laufen im selben Postfach – datenschutzkonform und rollenbasiert.
Vom eigenen Ablaufplan bis zum Rückgängig
- Ablauf selbst zeichnenAuslöser, Freigabe, Entscheidung, Automatik und Ende ergeben im Designer den eigenen Ablauf.
- Testlauf ohne WirkungDer Testlauf färbt den genommenen Pfad grün, ohne einen echten Vorgang anzulegen.
- Zweite Freigabe ab BetragEine Weiche prüft einen Wert, im Beispiel 5.000 €, und zieht dann eine zweite Freigabestufe ein.
- Freigabe zurücknehmenNach Genehmigen oder Ablehnen bleiben sechs Sekunden für „Rückgängig“, auch für die Bezugszeile.
- Buchen ohne KlickEin Automatikschritt bucht die Rechnung und vergibt dabei die Belegnummer.
- Belegkorb im PostfachBelege ohne Rechnung warten im Belegkorb, bis sie erfasst oder einer Rechnung zugeordnet sind.
Kein Anruf, keine Nachfrage –
er sieht es selbst.
Auftragsstand, Rechnungen und Nachrichten stehen dort, wo Ihr Kunde ohnehin nachschaut – unter seinem eigenen Zugang.
Nachbildung der Kundenansicht – Belegnummern und Beträge aus dem Demobestand, derselbe Kunde wie in der 360°-Akte.
Was der Zugang können muss – und hier kann
- Eigener Login je Kundeaus der Kundenliste angelegt, Rolle Vollzugriff oder Nur Ansicht.
- Auftragsstand einsehenNummer, Bezeichnung, Datum und Status – derselbe Status wie im Haus.
- Rechnungen und offene Postenmit Fälligkeit und offenem Betrag, Gutschriften getrennt ausgewiesen.
- Nachricht hin, Antwort zurückdie Antwort steht im Verlauf desselben Kunden – nicht in einem Postfach.
- Strikt getrennt je Kundegefiltert wird über die Kunden-ID; eine Umnummerierung öffnet nichts Fremdes.
- Sperren wirkt sofortein gesperrter Zugang beendet auch die Sitzung, die gerade offen ist.
Ihre Kunden – mit an Bord.
Kunden bekommen einen eigenen, sicheren Zugang – ohne Anruf, ohne Mail-Ping-Pong. Und was der Kunde dort schreibt, steht sofort in seiner Kundenakte.
Auf dem Telefon getippt –
am Schirm steht dieselbe Zeile.
Kein Abgleich, keine zweite Anwendung: Was unterwegs entsteht, ist im selben Augenblick da, wo es hingehört.
- AngemeldetAnna Berger
- Am Telefon getippt20:35 Uhr
- Quelle im Datensatzmobil
- Im WochenblattDi 11.08. · 20:35
Das Büro in der Hosentasche.
Dieselbe Plattform, für unterwegs gedacht – kein zweites Tool, keine Installation nötig.
Kein zweites Tool
Dieselbe Anwendung, dieselben Daten – nur in einer aufgeräumten Touch-Oberfläche. Nichts, was extra gepflegt werden müsste.
Als App installierbar
Läuft im Browser und lässt sich auf den Startbildschirm legen – ohne App Store, ohne Ausrollen über die IT.
Stempeln, scannen, unterschreiben
Genau die Schritte aus der Auftragskette und den Eingangsrechnungen – nur unterwegs, am Handy oder Tablet.
Was am Handy und am Tablet zusätzlich geht
- Kacheln selbst anordnenDie App-Kacheln ordnet jede Person selbst per Ziehen an, drei oder vier nebeneinander.
- Der Beleg wird begradigtBeim Auslösen sucht urqivo die vier Belegkanten im Bild und zieht das Foto gerade.
- Betrag und Datum vorgefülltAus dem Foto liest urqivo Datum, Bruttobetrag und Steuersatz und schlägt die Spesenart vor.
- Vier Ziele je BelegBeim Einreichen wählt man Person, Abteilung, eigene Notizen oder die eigene Spesenabrechnung.
- Tablet als StempeluhrEin Gerät wird zur Stempeluhr mit PIN-Tasten und einem Feld für den Ausweis.
- Im Funkloch weiterarbeitenReißt die Verbindung ab, meldet urqivo das und arbeitet mit dem zuletzt geladenen Stand des Geräts.
Ein Satz –
und der Vorgang liegt fertig da.
Der Assistent holt Auftrag, Artikelnummer und Einkaufspreis aus dem Stamm und legt die Bedarfsmeldung als Entwurf an – einreichen und freigeben muss ein Mensch.
- AuftragA-2026-0001
- Artikel aus dem StammGLRD-40 · 6 Stk.
- Einkaufspreis42,00 €/Stk.
- EntwurfBA-2026-005 · 252,00 €
Was hier läuft, rechnet der Browser selbst auf den Daten des Angemeldeten; ein Zusatzmodul versteht zusätzlich frei formulierte Aufträge – dieselben Werkzeuge, dieselben Schutzregeln.
Ein Assistent, der Hand anlegt.
Er beantwortet nicht nur Fragen, er bereitet Vorgänge vor – und man sieht ihm dabei zu, welche Bereiche des Systems er gerade heranzieht.
Was der Assistent außerdem übernimmt
- Suchen und hinspringenSieben Bereiche von Kunden bis Fahrzeuge durchsucht er auf einmal und öffnet den Treffer im Modul.
- Was heute anstehtEine Frage bündelt Entscheidungen, überfällige Rechnungen, Abwesenheiten, HU-Fristen und Geburtstage.
- Preisliste gegen ArtikelstammEine angehängte Preisliste gleicht er mit dem Artikelstamm ab und zeigt die größten Steigerungen.
- Mail nur als EntwurfDer Mail-Entwurf öffnet sich fertig ausgefüllt, gesendet wird er erst per Klick des Nutzers.
- Aufgabe in den WorkflowEr stellt eine Aufgabe oder Freigabe an eine Person oder Abteilung und läutet dort die Glocke.
- Still im HintergrundIm Modus „Hintergrund“ arbeitet er ohne Mitschrift und meldet sich fertig per Benachrichtigung.
Ein Modul auf „Lesen“ –
und der Anlegen-Knopf ist weg.
Die Rechtematrix vergibt vier Stufen je Modul – was dort steht, entscheidet auf dem Bildschirm, den der Mitarbeitende danach vor sich hat.
- RolleMitarbeitende
- Stufen je Modul4
- Module in der Matrix76
- Objekte / Anlagen (FM)Lesen
Fehlt schon das Leserecht, taucht das Modul gar nicht erst in der Navigation auf: Dieselbe Anwendung zeigt der Rolle „Büromitarbeitende“ zehn Bereiche, der Rolle „Mitarbeitende“ fünf.
Erst das Modul, dann das Recht.
Ohne freigeschaltetes Modul kein Zugriff. Ein Modul ist der Schlüssel, um in einem Bereich überhaupt zu arbeiten – die genaue Tiefe legen die Rechte darunter fest, individuell je Rolle bis je Person.
Jede Stufe ist je Modul einzeln wählbar – von der Systemrolle bis zur einzelnen Person. Beispiel Stammdaten: Vorgesetzte und Mitarbeitende sehen sie, ändern aber nicht selbst – Änderungen stoßen sie als Antrag über den Workflow an.
Navigation gefiltert
Ohne Leserecht taucht ein Modul gar nicht erst in der Sidebar auf.
Nur-Lese-Modus
Ohne Schreibrecht sind Anlegen, Speichern und Löschen ausgeblendet.
Sicht- & Nutzergruppen
Steuern zusätzlich, welche Datensätze eine Person überhaupt sieht.
Was hinter der Matrix noch greift
- Der Server prüft mitDer Server entscheidet je Datenzeile mit, ob diese Sitzung sie überhaupt sehen darf.
- Reiter statt nur ModulProjektaufträge haben fünf Reiter, je Reiter wählbar: Verborgen, Nur lesen oder Bearbeiten.
- Belege löschen als ExtraOhne das Zusatzrecht „Belege löschen“ lässt sich eine Rechnung nur ersetzen, nicht löschen.
- Rolle löschen warntVor dem Löschen zählt urqivo, wie viele Benutzer und Nutzergruppen noch auf die Rolle verweisen.
- Löschen nur vom ErstellerEinen Eintrag löschen dürfen nur sein Ersteller, dessen Vorgesetztenkette und Administratoren.
- Persönliches bleibt sichtbarDashboard, Mails, Kalender und die eigene Zeiterfassung bleiben unabhängig von der Matrix offen.
Ein Feld ausblenden –
und die Maske ist eine andere.
Angepasst wird in der Maske selbst: Was ein Betrieb nicht führt, ist zwei Klicks später weg – protokolliert und jederzeit zurückzuholen.
- MaskeKunden · Allgemein
- AusgeblendetRechtsform, Land
- Gilt fürGesellschaft 1000
- Rückgängig1 Klick
Beim Anpassen wird der Geltungsbereich gewählt: ganze Unternehmensgruppe, Sparte oder einzelne Gesellschaft. Ausgeblendet heißt dabei nicht gelöscht – der Wert bleibt im Datensatz, nur die Maske zeigt ihn nicht mehr.
Es gehört Ihnen – bis ins Detail.
Dasselbe urqivo, vom Unternehmen konfiguriert und von jeder Person zu ihrer eigenen Ansicht gemacht. Eingestellt, bis es sich anfühlt, als wäre es für Sie gebaut.
Schema wählen, Muster hinterlegen, Modul wechseln – so schnell wird urqivo zu Ihrem.
Und das ist erst der erste von zehn Reitern:
- Acht Flächen einzeln im TonHintergrund, Kästen, Sidebar, obere Leiste, Schrift, Akzent, Rahmen und Auswahl färben Sie jeweils für sich.
- Das Schema aus Ihrem Logourqivo liest die Hausfarbe aus dem hinterlegten Firmenlogo und rechnet daraus ein vollständiges Farbschema.
- Navigation, die sich benimmtSidebar und obere Leiste klappen auf Wunsch von selbst ein – aufgehen dürfen sie beim Überfahren oder erst auf Klick.
- Der Klick auf das LogoFünf mögliche Ziele, von „Startseite und alles einklappen“ bis „gar nichts“.
- Die Glocke gehört IhnenPosition, Läut-Intervall und Animation der Benachrichtigungsglocke sind frei wählbar, samt Knopf zum Probehören.
- Stempeluhr nach Ihrem GeschmackPosition, Größe, Hintergrundfarbe oder -verlauf und alle vier Symbole der Uhr stellen Sie selbst ein.
- Erinnerung an die PauseOb sie aufploppt und in welchem Takt, entscheiden Sie.
- Reihenfolge der ModuleDie Bereiche der Sidebar ziehen Sie in Ihre Reihenfolge und geben jedem ein eigenes Emoji.
- Das Handy getrennt eingerichtetWelche Module als App-Kacheln erscheinen, wie viele nebeneinander stehen und wie groß die Stempeluhr ist.
- Strg und eine TasteEigene Schnelltasten öffnen ein Modul oder springen aus der Akte zurück in die Liste.
- Schwebende SchnellbuttonsEigene runde Knöpfe mit Emoji oder Text, mit Funktion und Platz im Fenster.
- Notizen schon vorbelegtPriorität, Kategorie und Sortierung neuer Notizen stehen so, wie Sie arbeiten.
- Ihr KI-Assistent, Ihr NameWie der Assistent heißt und mit welchem Symbol er auftritt, bestimmen Sie.
- Geburtstag: Ihre EntscheidungOb Geburtstag und Firmenjubiläum für die Kollegschaft sichtbar sind, geben Sie selbst frei.
Eine Kontonummer ändern –
und es steht sofort im Protokoll.
Für diese Aufnahme wurde die Bankverbindung eines Lieferanten geändert – Sekunden später steht der Eintrag in der Akte und im Protokoll über alle Bereiche.
- BenutzerAnna Berger
- Zeitpunkt20:46:12
- BereichLieferanten
- GeändertIBAN, Kontoinhaber
Das Protokoll hält den Feldnamen fest, nicht den alten und neuen Inhalt – wer ein Feld überhaupt sehen oder ändern darf, entscheidet die Rolle, und ob dabei noch ein Code aus der Authenticator-App fällig wird, entscheidet Ihr Unternehmen.
Ihre Daten.
Nicht verhandelbar.
Gehaltsdaten, Personalakten und Buchhaltung liegen in einem System – deshalb steht hier, wie es geschützt ist. Nicht als Versprechen, sondern als Aufzählung dessen, was eingebaut ist.
Zwei Faktoren, Pflicht
Die Anmeldung verlangt neben dem Passwort einen zeitbasierten Code aus der Authenticator-App. Wie oft er abgefragt wird, legt jedes Unternehmen selbst fest.
Passwörter kann niemand lesen
Gespeichert wird kein Passwort, sondern ein Ergebnis aus 210.000 Rechendurchgängen (PBKDF2). Auch Sitzungsschlüssel liegen nur als Prüfsumme in der Datenbank – wer die Datei hätte, könnte sich damit nicht anmelden.
Durchprobieren läuft ins Leere
Nach mehreren Fehlversuchen wird das Konto vorübergehend gesperrt. Automatisiertes Raten kostet damit mehr Zeit, als es je einbringt.
Jeder sieht nur seinen Teil
Rechte werden je Modul in vier Stufen vergeben, dazu steuern Sicht- und Nutzergruppen, welche Datensätze überhaupt erscheinen. Ohne Recht taucht ein Bereich gar nicht erst in der Navigation auf.
Nachvollziehbar, wer was geändert hat
Jede Änderung trägt Bearbeiter und Zeitstempel, jede Freigabe ihren Verlauf mit Kommentar. Im Streitfall ist ablesbar, wer wann was entschieden hat.
Schutz vor dem großen Versehen
Auffällige Massenlöschungen werden erkannt und verworfen, statt stillschweigend übernommen zu werden – auch wenn sie von einem angemeldeten Gerät kommen.
Server in Europa
Ihre Daten verlassen den Geltungsbereich der DSGVO nicht. Anbieter ist die urqivo UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Deutschland – nachzulesen im Impressum.
Gesichert – im Takt Ihrer Wahl
Standardmäßig wird alle 14 Tage gesichert. Wer einen engeren Rhythmus braucht – täglich, wöchentlich – bekommt ihn vertraglich vereinbart.
Ihre Daten gehören Ihnen
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir bereit. Zum Vertragsende werden die Daten gelöscht – vorher exportieren Sie sie selbst oder lassen sie über den Support herausgeben.
Was außerdem eingebaut ist
- Regeln fürs neue PasswortDer Server prüft beim Einlösen: mindestens zwölf Zeichen, kein gängiges Wort, nicht der eigene Name.
- Acht Codes für den NotfallBei der Einrichtung entstehen acht Ersatzcodes, von denen jeder einmal den App-Code vertritt.
- Handy weg, Konto bleibtEin Administrator setzt die Zwei-Faktor-Anmeldung zurück, die Einrichtung startet dann neu.
- Kein Passwort im PostfachBeim Zurücksetzen geht ein Einmal-Code raus – das neue Passwort setzt der Benutzer selbst.
- Wer die Historie siehtSie setzt ein eigenes Recht voraus und lässt sich auf Personen, Gruppen oder Abteilungen begrenzen.
- Eingeschleuster Code läuft nichtDer Server entschärft ausführbaren Code in jedem Feld, bevor er in der Datenbank landet.
Ein Präfix ändern –
und der nächste Auftrag heißt so.
Aus A-2026- wird BV-2026-: Die Vorschau springt auf BV-2026-0014 – und genau so heißt der Auftrag, der als Nächstes entsteht.
- NummernkreisProjektaufträge · Auftragsnummer
- PräfixBV-2026-
- Zuletzt vergeben13
- Nächster AuftragBV-2026-0014
Jede Belegart hält ihren eigenen Kreis – und wie die Nummer vergeben wird, ist wählbar: automatisch und gesperrt, als änderbarer Vorschlag oder ganz frei. Pflichtfelder folgen demselben Prinzip: ein Haken, und der Stern steht in der Maske.
Wir machen die Plattform
für jede Branche.
Keine Auswahl, aus der Sie sich heraussuchen müssen – und keine Branche, die hier fehlt. urqivo wird auf Ihren Betrieb zugeschnitten: bis in Begriffe, Statusnamen, Pflichtfelder und Nummernkreise.
Heißt es bei Ihnen Objekt, Baustelle oder Projekt? Dann heißt es in der Maske genauso.
Statusnamen und ihre Reihenfolge kommen aus Ihrem Ablauf, nicht aus einer Vorlage.
Was bei Ihnen nie fehlen darf, lässt sich ohne Eingabe gar nicht erst speichern.
Belegnummern folgen Ihrem Schema – je Belegart, je Gesellschaft, je Jahr.
Felder, die Sie nicht brauchen, sind weg. Felder, die Ihnen fehlen, kommen dazu.
Wer was freigeben muss, zeichnen Sie selbst – das steht nirgends fest verdrahtet.
Sie benennen, was Sie verwalten – urqivo übernimmt Ihre Sprache. Deshalb steht hier keine Liste: Die Plattform richtet sich nach Ihrem Betrieb, nicht nach seinem Gewerbeschlüssel.
Was der Zuschnitt im System bedeutet
- Auftragsarten legen Sie anIhre Liste steht im Projektauftrag zur Wahl und filtert zugleich die Auftragsübersicht.
- Ihr KontenrahmenÄndern Sie eine Kontonummer, zieht urqivo sie durch zwölf Tabellen nach – Belege, Spesen, Planwerte.
- Die engste Ebene gewinntMasken stehen je Gruppe, Sparte oder Gesellschaft – bei Überschneidung gilt die engste Ebene.
- Jede Anpassung ist umkehrbarAusgeblendete und verschobene Felder stehen einzeln in einer Liste, jedes holt ein Knopf zurück.
- Aus dem Intervall ein PlanEin Klick erzeugt aus dem Wartungsintervall die Soll-Termine des Jahres samt Plankosten.
- Eine Basis für alleUnter jedem Zuschnitt liegen dieselben 204 Tabellen mit zusammen 3.513 Feldern.
Ihre Kundenliste hochladen –
geprüft, importiert, umkehrbar.
Eine Tabelle aus dem Vorsystem: acht Zeilen gehen durch, zwei weist die Prüfung ab – danach stehen 23 Kunden im Stamm, jeder als eigener Datensatz.
- Hochgeladenkunden-uebernahme.xlsx
- Fehlerfrei8 Zeilen
- Abgewiesen2 Zeilen
- Kunden danach23
Dieselbe Reihenfolge gilt für jeden Bereich: Vorlage laden, füllen, prüfen lassen – Lieferanten, Personal, Kostenstellen, Fuhrpark und die übrigen aus der Liste. Auf Wunsch übernehmen wir diesen Teil komplett.
Vom ersten Gespräch
bis zum Start.
Kein Beratungsprojekt, kein Pflichtenheft: Ihr Betrieb steht ja schon. Wir stellen das System darauf ein – und das läuft so ab.
Maß nehmen
Zwei Gespräche statt Workshops: Branche, Begriffe, Abläufe, Nummernkreise. Danach steht fest, wie Ihr System aussehen soll – und was es kostet.
Einrichten & Daten übernehmen
Wir richten Ihr System ein und bringen Ihre Stammdaten mit: Kunden, Artikel, Personal – aus Tabellen oder dem Altsystem. Auf Wunsch komplett durch uns.
Loslegen
Ihr Team arbeitet im Alltag, Bereich für Bereich in Ihrer Reihenfolge. Der Zuschnitt wächst mit – Begriffe und Masken lassen sich jederzeit anpassen.
Je nach Umfang: erste Bereiche in Tagen, der vollständige Umzug in wenigen Wochen. Den Fahrplan legen wir im ersten Gespräch gemeinsam fest.
Es läuft weiter, bis urqivo übernommen hat. Kein Stichtag-Risiko: Sie wechseln Bereich für Bereich, nicht alles auf einmal.
Der Preis steht vor dem Start fest – alle Module enthalten, ohne Aufpreis. Ein Angebot bekommen Sie über die Anfrage unten.
Ja – Ausgangsrechnungen als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD/Factur-X (PDF mit eingebettetem XML), je Kunde einstellbar. Klassisches PDF bleibt möglich. Umgekehrt liest urqivo eingehende E-Rechnungen aus und übernimmt die Werte in den Beleg.
Ja – die Debitorenrechnungen gehen als Übergabedatei nach Ihrem Feldschema heraus, mit Protokoll und Einzelbelegen. Dazu ein DATEV-EXTF-Buchungsstapel (Format 700) – für die Rechnungen wie für Lohn & Gehalt.
Ja – es gibt eine geführte Live-Demo mit echten Masken statt Folien. Den Zugangscode bekommen Sie über die Anfrage.
Ein Klick auf „Einstellen“ –
Akte, Checkliste und Stelle in einem Zug.
Aus der Bewerbung von Petra Klein entstehen die Personalakte 1019, die Onboarding-Checkliste CL-2026-0002 mit elf Aufgaben und die besetzte Stelle STL-2026-0002.
- Personalnummer1019
- Eintritt08.10.2026
- AbteilungBuchhaltung
- ChecklisteCL-2026-0002 · 11 Aufgaben
Bestätigt wird einmal – danach entstehen Personalakte, Bewerbungsstand und Checkliste zusammen; nur die Besetzung der Stelle fragt urqivo eigens nach.
Von der Ausschreibung bis zum ersten Arbeitstag.
- 1
Stelle
Die Stelle ist ein Datensatz
Beschäftigungsart aus acht Werten, Anforderungsprofil als Muss- oder Kann-Kriterium.
Ohne: eine Word-Datei, von der drei Fassungen kursieren. - 2
Bewerbung
Sechs Spalten, gezogen statt abgetippt
Jeder Zug in die nächste Spalte legt einen Historieneintrag an der Bewerbung ab.
Ohne: ein Postfach, in dem der Stand nur in der Erinnerung steht. - 3
Beurteilung
Qualifikation sichtbar, Name nicht
Vorgesetzte sehen ein Kurzprofil unter Pseudonym, die Unterlagen genau einmal per Code.
- 4
Einstellung
Ein Klick legt drei Dinge an
„Einstellen“ erzeugt die Personalakte, setzt die Bewerbung um und legt die Checkliste an.
Was am ersten Tag zu tun ist, steht schon da.
Personalmaßnahmen
Abmahnung, Kündigung, Aufhebungsvertrag, Zeugnis – je Art andere Felder.
Nicht in Word getippt
Dieselben Beleg-Layouts wie bei Rechnungen, Platzhalter wie {{MA.NAME}}.
Erst prüfen, dann aussprechen
Acht Fragen zur Abmahnung, zwölf zur Kündigung – rot bei kritischem Nein.
Die Löschfrist steht am Datensatz
Bei der Absage schreibt urqivo DSGVO_LOESCHUNG_AM: heute plus sechs Monate.
Dienstwagen aus dem Fuhrpark
urqivo rechnet 1 % vom Bruttolistenpreis plus 0,03 % je Entfernungskilometer.
Fristen über die ganze Belegschaft
Das Cockpit sammelt Vertragsende, Probezeitende und ablaufende Qualifikationen.
Was zwischen Ausschreibung und Austritt noch passiert
- Akteneinsicht nur auf AntragDer Antrag nennt Begründung und Umfang, die Freigabe der Akte läuft nach 14 Tagen ab.
- Lohnfortzahlung mit AmpelBei Krankheit rechnet urqivo sechs Wochen ab Beginn und warnt ab sieben verbleibenden Tagen.
- Der Austritt hat dieselbe ListeZum Austritt entstehen zehn Aufgaben, von „IT-Zugänge sperren“ bis „Personalakte archivieren“.
- Die Einladung bucht den Raumurqivo legt die Raumreservierung an und meldet, wenn der Raum zu dieser Zeit schon belegt ist.
- Erst freigeben, dann ausschreibenAusschreiben lässt sich erst nach der Freigabe, die mit Namen und Datum am Satz steht.
- Geburtstage nur mit ZustimmungDas Cockpit zeigt Jubiläen und Geburtstage 90 Tage voraus, jede Person kann ihren ausblenden.
Vier Ereignisse –
den Rest rechnet urqivo.
Kommen, Pause, Pause-Ende, Gehen: vier echte Klicks auf der Stempeluhr der laufenden Anwendung – alles Weitere in diesen Bildern hat urqivo daraus gerechnet.
- Kommen08:00
- Gehen16:45
- Pause00:30
- Anwesend08:15
Ein Arbeitstag, wie ihn urqivo sieht
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Ereignis 1 von 4
Kommen
Die Uhr bietet nur an, was der aktuelle Zustand erlaubt: kommen, Pause oder gehen.
Ohne: Der Kollege trägt am Freitag ein, wann er montags anfing. - 2
PAUSE_START
Pause
Kommt zu wenig zusammen, zieht urqivo die Mindestpause nach – ab 6 Stunden 30 Minuten.
Ohne: Eine pauschale halbe Stunde, die niemand nachrechnet. - 3
Ereignis 4 von 4
Gehen
Mit dem letzten Ereignis steht die Netto-Anwesenheit fest, gerechnet aus den Zwischenräumen.
Ohne: Kommen und Gehen von Hand subtrahieren, Pause schätzen. - 4
8 h 16 min → 30 min
Nachtragen, was offen bleibt
8 h 16 min anwesend, 8 h auf Aufträge gebucht, Takt 0,5 h – 30 Minuten nachzutragen.
Ohne: Ein Abgleich am Monatsende, den niemand macht.
Woher das Soll kommt – und wie der Saldo entsteht
Uhr in der Kopfleiste
Immer sichtbar, sie bietet nur die Aktion an, die der Zustand gerade erlaubt.
Handy
Dieselbe Uhr in der Hosentasche, die Stempelung bekommt die Quelle „mobil“.
Wandterminal
Kiosk-Ansicht mit PIN-Feld und Badge-Leser; Stempelnummern vergibt urqivo zufällig.
Fremdsystem
Ein Dienstleister stempelt über POST /api/zeiterfassung/stempel mit Token.
Feld QUELLE
Jede Stempelung hält fest, woher sie kam: web, mobil, terminal oder korrektur.
Der Token wird nicht aufbewahrt
Gespeichert wird nur der SHA-256-Hash, im Klartext ist er genau einmal sichtbar.
Was im Modul außerdem schon steckt
- Das Urlaubskonto rechnet mitVerfügbar heißt Anspruch plus Übertrag minus genehmigte und offen beantragte Tage.
- Abwesenheitsarten selbst anlegenJe Art entscheiden zwei Haken, ob sie genehmigt werden muss und ob sie das Urlaubskonto mindert.
- Halbe Tage im AntragEin halber erster oder letzter Tag zieht 0,5 Tage ab, die Stunden folgen dem Tages-Soll.
- Zeiten für andere erfassenVorgesetzte tragen Kommen, Gehen, Pause und Grund nach; die alten Stempelungen des Tages weichen.
- Monatsmatrix Ist gegen SollJe Tag und Person steht ein Plus oder Minus, rechts daneben die Summe für den Monat.
- Mobiles Arbeiten braucht FreigabeKommen mit dem Ort „mobil“ verlangt einen genehmigten Antrag, sofern das Haus es nicht freigibt.
Bestand 0, Bestand 12 –
dazwischen liegt genau eine Buchung.
Eine echte Bewegung aus der laufenden Anwendung – der Bestand daneben ist ihr Ergebnis, kein Eingabefeld.
- BuchungsnummerLB-2026-000001
- ArtikelLED-Panel 60x60 40W 4000K
- Bestand vorher0 Stk.
- Bestand nachher12 Stk.
Auch die manuelle Korrektur ist eine Buchung – mit eigener Nummer, Benutzer und beiden Beständen, wie jede andere Bewegung.
Vom Bedarf bis zur Buchung.
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Entwurf
Der Bedarf hängt am Auftrag
Das Feld „Auftrag“ ist Pflicht und wird per Picker aus den echten Aufträgen gewählt.
Ohne: eine Bedarfsmeldung, die niemand einem Auftrag zuordnen kann. - 2
Freigabe ausstehend
Freigabe, dann Aufgabe
Nach der Freigabe legt urqivo die Aufgabe „Bestellung erstellen“ beim Erstellkreis an.
Ohne: eine Freigabe per Zuruf, die niemand zur Aufgabe macht. - 3
Projektbestellung
Die Bestellung ist schon gefüllt
Lieferant, Auftrag, Kostenstelle und alle Positionen kommen aus der Bedarfsmeldung.
Ohne: drei Preise für denselben Artikel, je nachdem, wen man fragt. - 4
Referenzart Bestellung
Der Wareneingang bucht nur den Rest
Je Position bucht urqivo nur das Delta aus gelieferter minus bereits gebuchter Menge.
Ohne: die falsche Zeile löschen und hoffen, dass niemand nachfragt.
Eine Buchung, 33 Felder.
Das Lager ist gesperrt
Bei gesetzter Sperre blockiert urqivo Wareneingang, Warenausgang und Umlagerungen.
Gezählt wird blind
Die Zählliste zeigt vier Spalten – Sollbestand und Differenz stehen nicht darin.
In Runden, nicht in einem Rutsch
Jede Zuweisung läuft in einer Runde, strittige Positionen gehen neu zum Nachzählen.
Der Umfang ist teilbar
Eine Liste geht raus nach Lagerplatz, Kategorie oder nur für noch nicht Gezähltes.
Was abzuschreiben ist
Sollbestand minus gezählte Menge, mal EK-Preis – nur für bestätigte Differenzen.
Am Ende die Papiere
Zählliste, Nachzählreport und Inventurbericht als PDF, mit Feldern für zwei Prüfer.
Was zwischen den Schritten noch passiert
- Der Mindestbestand meldet sichFällt der Bestand darunter, benachrichtigt urqivo Verantwortliche und Verwaltungsgruppe.
- Lagerwert je LagerMenge mal EK-Preis des Artikels ergibt den Bestandswert, je Lager summiert zum Lagerwert.
- Storno bucht zurückDie Gegenbuchung nimmt die Menge wieder heraus, ohne den Zugang aus dem Journal zu löschen.
- Restmenge nachbestellenAus bestellt minus geliefert legt urqivo eine Nachbestellung mit genau diesen Positionen an.
- Ausgabe gegen zwei UnterschriftenMaterial geht mit Größe an Mitarbeitende, quittiert von Ausgebendem und Empfänger.
- Artikelanfrage aus dem BedarfEin fehlender Artikel wird angefragt und von der prüfenden Abteilung mit eigener Nummer übernommen.
Eine Zahl anklicken –
und jeder Beleg dahinter steht da.
Die GuV rechnet nichts nach: Sie steht auf denselben Belegen, die durch Ein- und Ausgang gelaufen sind – ein Klick zeigt, auf welchen.
- GuV-PositionUmsatzerlöse
- Angeklickt98.900 €
- Belege dahinter41
- Betriebsleistung791.845 €
Auch die Vorschau ist kein zweites Zahlenwerk: Sie zieht Fälligkeit und Skontofrist aus den offenen Belegen selbst, dazu Kassenbestände und wiederkehrende Posten wie Löhne und Mieten.
Sieben Auswertungen. Eine Datenbasis.
Ist-Zahlen ohne Buchungsstapel
Jeder Aufbau liest die Belegtabellen neu, bis auf die einzelne Aufteilungszeile.
Auffangnetz bei der Kontierung
Ohne GuV-Gruppe am Sachkonto ordnen acht Textregeln über die Kontobezeichnung zu.
Im Planfeld weiterrechnen
„+10 %“ in einem Monatsfeld heißt Vormonat plus zehn Prozent.
Skontofrist schlägt Fälligkeit
Liegt die Skontofrist in der Zukunft, plant urqivo auf sie – abzüglich Skonto.
Deckungsbeitrag je Auftrag
Erlöse minus Material ergibt DB I, davon der Lohn ab den DB II – ab welcher Marge die Ampel grün wird, etwa 20 %, setzen Sie selbst.
Vom Wert in den Vorgang – und zurück
Ein Klick führt zum Beleg im Ursprungsmodul, „Zurück zur GuV“ stellt die Ansicht her.
Was in den Auswertungen sonst noch steckt
- Personal aus der ZeiterfassungEin Haken rechnet gestempelte Stunden mal Stundenlohn plus Lohnnebenkosten in den Personalaufwand.
- Das Vorjahr steht danebenJede GuV-Zeile trägt neben der Summe den Wert des Vorjahreszeitraums und die Abweichung in Prozent.
- Planwerte werden zu ZahlungenPlanwerte gehen netto auf brutto in die Vorschau, um den Zahlungsversatz verschoben, etwa +1 Monat.
- Zahlen überstreichen wie in ExcelMarkierte Beträge zeigen unten Anzahl, Summe und Durchschnitt.
- Bestellobligo vor der RechnungOffene Bestellungen ohne Rechnung stehen als Netto-Obligo, der geprüfte Wareneingang getrennt davon.
- Ist-Werte ohne PlanzeileDer Soll-Ist-Vergleich listet unten die Sachkonten, die Ist-Buchungen, aber keinen Planwert haben.
Ein Satz, einmal gepflegt –
vier Module rechnen damit weiter.
Personalnummer 1004 wird an einer Stelle geführt – Urlaubsanspruch, Tagessoll und Rechnungswert entstehen daraus, ohne dass jemand sie irgendwo nachträgt.
- StammsatzLukas Brandt · 1004
- Woche laut Stamm40 h
- Soll Juli 2026184,00 h
- Rechnungswert716,00 €
Auch der Rechnungswert ist keine zweite Eingabe: Die Faktura schreibt selbst hin, wie sie rechnet – VK Personal = geleistete Stunden je Lohnart mal Kunden-Lohnartpreis, bereits abgerechnete Stunden bleiben außen vor.
Vom neuen Satz bis zur Stilllegung.
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Neuer Satz
Unvollständig lässt sich nicht speichern
Für zehn Tabellen hakt der Kunde die Pflichtfelder an, geprüft wird beim Schreiben.
Ohne: eine Vorgabe im Handbuch, an die sich der Import nicht hält. - 2
Gespeichert
Die Nummer vergibt ein Dienst
17 Ziele, drei Vergabearten – der Zähler steigt erst beim tatsächlichen Speichern.
Ohne: eine Excel-Liste, in der zwei Kollegen dieselbe Nummer haben. - 3
Verknüpft
Die Akte hängt an der ID, nicht an der Nummer
Der Reiter „Rechnungen“ sucht über LIEFERANTEN_ID – die Nummer nur für Altbelege.
Ohne: nach einer Nummernänderung fehlt die halbe Akte. - 4
Stillgelegt
„Inaktiv“ heißt überall dasselbe
Acht Statuswerte gelten als stillgelegt, 57 Module fragen dieselbe Regel ab.
Ohne: jedes Modul entscheidet selbst, wer noch gilt.
Was in der Akte steht, statt im Vorgang.
Die Kontierung wird nicht getippt
Kostenstelle und Kostenträger kommen aus der Abteilung, beide Felder gesperrt.
Nicht zugeordnet, nicht abgerechnet
Die Lohnarten in der Akte entscheiden, welche Stunden in eine Rechnung kommen.
Der Lizenztyp steht am Personalsatz
Sieben Typen stehen zur Wahl, führend ist PERSONAL.LIZENZ_TYP, nicht der Benutzer.
Der Lohnlauf holt sich die Merkmale
Steuerklasse, Konfession und Krankenkasse gehen unverändert in die Lohnabrechnung.
Wie die Rechnung rausgeht, steht am Kunden
Im Reiter „Abrechnung“ stehen Leitweg-ID, Skonto und sechs Formate zur Wahl.
Zahlungsdaten stehen am Lieferantensatz
Im Reiter „Zahlung“ stehen IBAN, Steuernummer und das Standard-Sachkonto.
Noch mehr, was am Stammsatz hängt
- Ohne Führerschein keine FahrtDer Fahrzeugkalender lehnt einen Fahrer ab, bei dem kein Führerschein hinterlegt ist.
- Ablaufende Nachweise melden sichEin Zertifikat mit Ablaufdatum erscheint im Personal-Cockpit unter Fristen, voreingestellt 90 Tage.
- Wer wen im Kalender siehtAm Team oder an der Abteilung stehen vier Stufen, bis hinunter zu „Nur eigene“.
- Zugang aus der PersonalakteDer Reiter „Zugang & Rechte“ legt den Benutzer an; Personalsatz und Konto bleiben getrennt.
- Ein Import lässt sich zurücknehmenJeder Import läuft unter einer eigenen Nummer und lässt sich damit vollständig zurücknehmen.
- Die IBAN wird nachgerechnetBei der Eingabe prüft urqivo die Prüfziffer und füllt Kreditinstitut und BIC selbst aus.
Ein Feld anklicken –
und es steht als Wert auf dem Blatt.
Der Editor setzt benannte Felder als Platzhalter in den Text – daneben auf dem Blatt steht sofort der Wert, den der Druck einsetzt.
- VorlageStandard Rechnung
- Angeklickte KachelKundennummer
- Im Textfeld{{KUNDE.NUMMER}}
- Auf dem BlattK-1001
Jeder Block trägt eine Seitenrolle: Kopf- und Fußzeile liegen auf jeder Seite, Summen und Zahlungshinweis auf der letzten – und was im Fuß steht, kommt aus den Unternehmensdaten, nicht aus der Vorlage.
Vom leeren Blatt zum eigenen Briefbogen.
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Editor
Blöcke aufs Blatt ziehen
Elf Bausteine vom Logo bis zur Seitenzahl, frei gezogen oder auf 2 mm genau getippt.
Ohne: Word-Vorlagen, in denen das Logo jedes Mal verrutscht. - 2
Datenfelder
Anklicken statt abtippen
88 benannte Felder wandern als Platzhalter in den Text, etwa {{KUNDE.ORT}}.
Ohne: Firmendaten, die jemand in jede Vorlage von Hand einträgt. - 3
Seitenrollen
Jeder Block bekommt eine Seitenrolle
Kopfzeile, Erste Seite, Folgeseiten, Letzte Seite, Fußzeile – Kopf und Fuß wiederholen sich.
Ohne: eine Kopfzeile, die ab Seite zwei plötzlich fehlt. - 4
Je Belegart
Standard setzen – je Belegart
Standard-Rechnung, Standard-Angebot und Standard-Mahnung stehen nebeneinander.
Ohne: drei Wordvorlagen, von denen zwei veraltet sind.
Was beim Druck passiert.
Tätigkeitsnachweis
Zeiten, Material und zwei Unterschriftenfelder – ohne Preise, im selben Layout.
Entgeltabrechnung als echtes PDF
Monat und Jahreswert je Zeile, direkt auf A4 gezeichnet für den Mailanhang.
Personalpapiere
Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Abmahnung und Kündigung sind eigene Belegarten.
Mahnstufen, wie Sie sie brauchen
Anzahl, Fristen und Gebühren legen Sie fest – als Beispiel drei Stufen ohne, mit 5 und mit 10 Euro.
E-Rechnung, einmal eingestellt
Format, Profil, Steuerkategorie und Zahlungsmittel stehen in den Vorgaben.
Eine Adresse, alle Belege
Firmenname, IBAN und Logo kommen aus den Unternehmensdaten, nicht aus der Vorlage.
Was Vorlage und Nummernkreis sonst noch können
- Briefpapier als WasserzeichenBild oder PDF auf die Seite ziehen, die Deckkraft ist frei einstellbar, gedruckt wird es mit.
- Der Aufbau jeder NummerPräfix, Suffix, Stellen, Schrittweite und Startwert bauen die Nummer, daneben steht die nächste.
- Automatisch, Vorschlag oder freiJe Ziel legen Sie fest, ob die Nummer gesetzt und gesperrt, nur vorgeschlagen oder frei ist.
- Lange Listen brechen umPassen die Positionen nicht auf eine Seite, folgt eine Seite „Fortsetzung“, Summen stehen zuletzt.
- Blöcke wachsen mit dem InhaltEin Häkchen am Block passt die Höhe an den Text an, alles darunter rückt nach.
- Vorlagen je GesellschaftJede Vorlage trägt eine GS-Nummer, gedruckt wird nur die der angemeldeten Gesellschaft.
Zwei Termine, ein Raum –
das System sagt, welcher zuerst da war.
Raum, Fahrzeug und Stellplatz prüfen jede Buchung gegen das, was schon steht – mit Namen, Datum und Uhrzeit.
- RaumSchulungsraum · 20 Plätze
- Angefragt24 Personen
- Im WegMonatsabschluss, 09:00–11:00
- Gespeichertnichts
Die Regeln hängen am Stammsatz der Ressource, nicht im Kopf des Planers: Kapazität und Genehmiger am Raum, der Führerschein an der Person, der Besitzer am Stellplatz – und der Aushang verlangt beim Öffnen „Gelesen und verstanden“, je Person festgehalten.
Wer zustimmen muss, stellen Sie selbst ein
Urlaub, Bestellung, Rechnung: Für jeden Vorgang legt das Unternehmen den Freigabeweg fest – ausgewählt, nicht programmiert.
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Schwelle
Größere Fälle gehen eine Stufe höher
Ob nach Dauer, Betrag oder Menge – ab wann jemand zusätzlich zustimmt, legt das Unternehmen fest.
Ohne: eine Regel, die nur im Kopf einer Person steht. - 2
Einrichten
Vier Fragen statt einer Schulung
Welcher Vorgang, wer gibt frei, ab welcher Schwelle jemand zusätzlich, was bei Ablehnung geschieht.
Ohne: jede kleine Änderung ein Auftrag an den urqivo Support. - 3
Prüfung
Ein halber Weg lässt sich nicht scharf schalten
Solange „Freigabe: Zuweisung fehlt“ in der Liste steht, bricht das Aktivieren ab.
Ohne: ein Antrag, der bei niemandem landet. - 4
Probelauf
Erst durchspielen, dann scharf
Der Probelauf bleibt ohne Wirkung; danach zeigt die Live-Sicht, wo ein Vorgang gerade liegt.
Ohne: ein Engpass, der erst in der Auswertung auffällt.
Was die Module von sich aus können
Der Raum sagt selbst, ob er kann
Die Prüfung meldet Kapazität, Überschneidung und die je Raum hinterlegte Pufferzeit.
Kein Führerschein, keine Fahrt
Die Reservierung wird nicht gespeichert, wenn beim Fahrer der Führerschein fehlt.
Der leere Stellplatz gehört jemandem
Ein fester Platz wird buchbar, sobald sein Besitzer ihn freigibt.
Acht Datensatzarten am Schrägstrich
Ein „/“ im Chat fügt Auftrag, Kunde oder Rechnung als klickbaren Verweis ein.
Acht Quellen, jede abschaltbar
Aufträge, Abwesenheiten, Räume, Fahrzeuge und Dienstplan liegen in einer Sicht.
Kein eigenes Nebenprotokoll
Die Historie liest das Änderungsjournal der Datenbank statt einer zweiten Liste.
Wer erreichbar ist – und was hier gilt
Die Telefonliste pflegt niemand
Name, Abteilung, Büro, Telefon und E-Mail stehen im Personalstamm.
Wer geht, steht nicht mehr drin
Ausgetretene und inaktive Personen fallen von selbst aus der Liste.
Schreiben, ohne die Liste zu verlassen
Die Nachricht landet im Postfach der Person – oder als E-Mail.
Gefiltert nach Abteilung und Büro
Die Suche greift auf Name, Nummer, Abteilung, Büro, Telefon und E-Mail.
Krankmeldung, Urlaub, Parken
Die Arbeitsorganisation trägt die Hausregeln als Aushang je Kategorie.
Gelesen und verstanden
Neue Aushänge erscheinen beim Anmelden, bis die Person sie bestätigt.
Was außerdem in den Modulen steckt
- Der Schaden sperrt den WagenDer Haken „Neue Schäden“ bei der Rückgabe sperrt das Fahrzeug und legt einen Schadensatz an.
- Der Termin ohne TitelAnonyme Reservierungen erscheinen im Kalender nur als „Reserviert“, ohne Titel und Teilnehmer.
- Freigabe an eine PersonDer Besitzer gibt seinen Stellplatz für alle frei oder gezielt an eine gewählte Person.
- Zitat und Emoji-ReaktionJede Nachricht lässt sich zitiert beantworten oder mit einem Emoji markieren.
- Fremde Kalender per iCalExterne Kalender kommen über eine iCal-Adresse herein, die eigene Sicht geht als Datei hinaus.
- Aushang auf dem BriefkopfJeder Aushang lässt sich als A4-Seite mit Logo, Absender und Fußzeile herunterladen.
Zwanzig Spalten –
und die Datei sieht aus wie verlangt.
Diese Übergabe an Navision ist nirgends programmiert: Reihenfolge, Trennzeichen und Dateiname stehen als Auswahlfelder in einer Maske.
- ZielsystemNavision
- Spalten20
- Feldtrennzeichen|~
- ÜbergabelaufUEB-2026-0001
Dieselbe Maske arbeitet in beide Richtungen: Der Reiter daneben legt die Excel-Vorlage für jeden der sechzehn Bereiche an – aus dem Feldschema, nicht aus einem Handbuch.
Was hereinkommt, was hinausgeht.
für alle Bereiche
Ihr kompletter Bestand geht als Excel-Mappe heraus – ein Blatt je Tabelle – und genauso wieder herein. Die Daten bleiben Ihre.
Ob vorgeschaltet oder nachgeschaltet, ob als Datei oder als Schnittstelle: Der Anschluss wird eingerichtet.
Was Sie hereingeben.
Ihr Bestand wird nicht abgetippt – er kommt herein, Bereich für Bereich.
Was in urqivo steht, kommt auch hinein – die geführte Übernahme deckt die Bereiche ab, die Excel-Mappe jede weitere Tabelle.
Was Sie herausbekommen.
Alles, was drin ist, kommt auch wieder heraus – in einer Datei, die woanders aufgeht.
Jede dieser Dateien entsteht in Ihrem Browser – ohne Umwandlungsdienst. Nur der Weg zur Bank, zum Amt und ins Rechnungsnetz läuft über Ihre eigenen Zugänge.
Was an den Leitungen hängt.
Geprüft, bevor sie rausgeht
Die Rechnung läuft gegen 17 Regeln der EN 16931; jede Lücke steht im Klartext da.
Der Auszug ordnet sich zu
Nach dem Einlesen sucht urqivo zu jedem Umsatz den offenen Posten selbst.
Jeder Import trägt eine Nummer
IMP-2026-0001 steht an jeder Zeile – ein Import lässt sich als Ganzes zurücknehmen.
Die Vorlage kommt aus dem Feld
urqivo baut die Excel-Vorlage aus dem Schema, nicht aus einer Liste im Handbuch.
Ein Schlüssel je Gerät
Jedes Terminal bekommt seinen eigenen; gespeichert wird nur dessen Prüfsumme.
Die IBAN wird nachgerechnet
Vor jeder Bankdatei prüft urqivo die Prüfziffer nach ISO 7064, Mod 97-10.
Ein neuer Anschluss ist eine Einstellung.
Was ein Fremdsystem erwartet, wird eingestellt – nicht programmiert.
Drei Vorlagen liegen bei
Navision für Kreditoren, Navision für Debitoren und LOGA für Abwesenheiten.
Oder das System fragt selbst
Die Terminals der Zeiterfassung hängen schon so an urqivo – über eine Schnittstelle.
Der Weg bleibt bei Ihnen
Ob eine Datei herauskommt oder direkt gesendet wird, entscheidet Ihr Haus je Empfänger.
Was beim Anschluss außerdem geregelt ist
- Rechnungsformat je KundeAm Kunden steht ZUGFeRD, XRechnung, beides, PDF oder Post – daneben das Feld für die Leitweg-ID.
- Erst prüfen, dann importierenPflichtfelder, Formate und Dubletten meldet urqivo je Zeile; übernommen wird nur, was sauber ist.
- Die Rücklastschrift wird erkanntKommt eine Lastschrift zurück, liest urqivo den Rückgabecode und öffnet den Beleg wieder.
- Fachnummer statt interner IDIn der Vorlage steht die Personalnummer, urqivo löst sie beim Import zur Verknüpfung auf.
- ELStAM-Liste einlesenSteuerklasse, Faktor und Kinderfreibeträge je Personalnummer, leere Zellen ändern nichts.
- Das Postfach kennt seinen ServerAdresse und Passwort genügen, die Server der gängigen Anbieter sind hinterlegt.
Von der Skizze bis online.
-
1
Gespräch
Erst hören wir zu
Was Ihr Betrieb macht, wen Sie erreichen wollen, was die Seite leisten soll.
Ohne: eine Vorlage, in die Ihr Betrieb hineinpassen muss.
-
2
Entwurf
Dann steht der Aufbau
Struktur, Reihenfolge und Texte stehen, bevor die erste Farbe gesetzt wird.
Ohne: hübsche Seiten, durch die niemand hindurchfindet.
-
3
Bau
Gebaut wird von Hand
Eigener Code, eigene Grafiken – kein Baukasten, der später im Weg steht.
Ohne: ein Fundament, das Sie nie wieder verlassen können.
-
4
Online
Dann geht sie live
Wir stellen sie ein, richten die Adresse ein und bleiben danach erreichbar.
Ohne: eine Seite, die nach dem Start niemand mehr anfasst.
Dieser Aufbau gefällt Ihnen?
Diese Seite ist unsere eigene Arbeit – vom ersten Entwurf bis zur letzten Zeile. Ihre bauen wir Ihnen genauso.
Bereit für eine Plattform statt Insellösungen?
Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Struktur, Ihren Gesellschaften und Prozessen – wir richten urqivo auf Ihr Unternehmen aus und zeigen Ihnen, wie es sich anlegt.
Was kostet urqivo? Der Preis richtet sich nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens – alle Bereiche sind darin enthalten, ohne Aufpreis je Modul. Ein Angebot bekommen Sie über die Anfrage.
Oder direkt per E-Mail an info@urqivo.de
Passt urqivo zu Ihrem Betrieb?
Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Struktur – wir richten urqivo darauf aus und zeigen Ihnen, wie es sich anlegt.