Alle Unternehmensprozesse. Eine Plattform.
Ob Dienstleistung, Handel oder produzierendes Unternehmen: Angebot, Auftrag, Stunden, Rechnung, Zahlung, Auswertung – ein System auf einer Datenbasis. Einmal erfasst gilt überall: kein Export, kein Abtippen, keine zweite Wahrheit.
your quick. intelligent. virtual. organization.
Weniger Verwaltung.
Mehr Überblick.
Jede Naht zwischen zwei Programmen kostet Zeit – und erzeugt eine zweite Wahrheit.
Der Weg eines einzigen Vorgangs heute:
Angebote in der Word-Datei, Aufträge in der Excel-Datei, Stunden auf Papier, Rechnungen im Buchhaltungsprogramm, Zahlungen im Banking, Auswertungen wieder in Excel. Sechs Programme, fünfmal abtippen – und am Monatsende drei Wahrheiten.
Eine Gesellschaft heute.
Unternehmensgruppe morgen.
Dieselbe Plattform wächst mit – ohne zweite Datenbank, ohne zweiten Login, ohne Systemwechsel.
Ein Haus, alle Module.
Vom ersten Tag an das vollständige System: Stammdaten, Aufträge, Zeiten, Buchhaltung. Kein Einsteigerpaket, das später nicht mehr reicht.
Die Sparte wächst.
Weitere Gesellschaften kommen in dieselbe Sparte – jede mit eigener Faktura und eigenen Nummernkreisen, alle auf denselben Stammdaten. Ein Kunde bleibt ein Kunde, egal wer ihn betreut.
Von oben sehen Sie alles.
Mehrere Sparten, in jeder mehrere Gesellschaften – jede mit eigener Faktura, eigenen Nummernkreisen und eigenen Rechten. In der Zentrale laufen Umsatz, Ergebnis und Personal trotzdem zu einer Auswertung zusammen.
Erst der Lead.
Dann der Auftrag.
Woher der Auftrag kommt, den Sie gleich darunter durchs Haus laufen sehen – vom ersten Kontakt bis zur Unterschrift, im selben System.
Der Kontakt landet nicht im Sakko.
Auf der Messe angesprochen, im selben Moment erfasst: Firma, Ansprechpartnerin, Quelle und wer sie betreut. Ab da hat der Kontakt eine Historie – und niemand ruft zweimal an.
Wer sitzt eigentlich in der Nähe?
Die Kartenansicht zeigt Kunden und Interessenten dort, wo sie wirklich sind. Wer ohnehin nach Bremen fährt, sieht auf einen Blick, wen er am selben Tag mitnehmen kann – und legt die Termine direkt als Aktivität an.
Aus dem Gespräch wird eine Zahl.
Die Chance steht mit Wert, Phase und Wahrscheinlichkeit in der Pipeline – das Angebot entsteht daraus, mit den Stammdaten, die schon erfasst sind. Die Wiedervorlage setzt sich von selbst.
Angenommen – und schon unterwegs.
Aus der gewonnenen Chance wird der Wartungsvertrag, aus dem Vertrag der erste Serviceauftrag. Kunde, Objekt und Ansprechpartnerin stehen längst im System. Genau dieser Auftrag läuft gleich darunter weiter.
Ein Auftrag.
Von A bis Z.
Derselbe Vorgang von der Annahme bis in die Bilanz – er wächst unterwegs, statt in sechs Programmen neu erfasst zu werden.
Angenommen, nicht abgetippt.
Der Serviceauftrag wird angelegt: Kunde, Objekt, Ansprechpartner und Kostenstelle kommen aus den Stammdaten – ausgewählt, nicht eingegeben. Wer zuständig ist, steht damit schon fest.
Zeit und Material, direkt vor Ort.
Der Techniker stempelt am Handy auf den Auftrag und bucht das verbaute Material aus dem Lager. Die Stunden landen im selben Moment auf dem Arbeitszeitkonto und auf dem Auftrag.
Der Kunde unterschreibt auf dem Gerät.
Aus den erfassten Stunden und Positionen entsteht der Leistungsnachweis. Der Kunde unterschreibt auf Handy oder Tablet – der Auftrag gilt als technisch erledigt, mit Zeitstempel im Verlauf.
Die Rechnung ist schon fertig.
Sie entsteht aus dem unterschriebenen Nachweis – Positionen, Stunden und Material stehen bereits drin, jede mit ihrem Steuerschlüssel. Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag rechnet urqivo, das Layout kommt aus deiner Vorlage.
Der Eingang findet seinen Posten.
Der Kontoauszug kommt herein, die Zahlung wird dem offenen Posten zugeordnet und ausgeglichen. Was offen bleibt, steht im Mahnwesen – nicht in einer Merkliste auf dem Schreibtisch.
Die Zahl steht schon in der Auswertung.
Der Erlös liegt netto auf Kostenstelle und Kostenträger, die Umsatzsteuer getrennt davon, die Zahlung im Liquiditätsplan. GuV, BWA und Voranmeldung entstehen daraus – ohne dass jemand am Monatsende etwas zusammenträgt.
Eine Eingangsrechnung.
Egal, wie sie hereinkommt.
Fotografiert, gemailt oder hereingezogen – ab dem Eingang macht urqivo den Rest, bis der Betrag den Liquiditätsplan erreicht.
Drei Wege, ein Eingang.
Der Monteur fotografiert die Rechnung noch beim Lieferanten, die Buchhaltung zieht das PDF ins Fenster, und was an die Rechnungsadresse gemailt wird, landet von allein im selben Eingang. Kein Weg ist der zweitbeste.
Die Felder füllen sich selbst.
Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, IBAN und Skontofrist werden aus dem Beleg gelesen und vorbelegt – erkannt am Kreditor, den urqivo bereits kennt. Geprüft und gebucht wird weiterhin von dir.
Sie geht den Weg, den du festlegst.
Der Beleg läuft als Vorgang zur sachlichen Prüfung und zur Freigabe – so viele Stationen wie nötig, jede mit Kommentar und Zeitstempel. Wer wann was freigegeben hat, steht im Verlauf.
Pünktlich, mit Skonto.
Der freigegebene Beleg geht in den SEPA-Lauf – urqivo achtet auf die Skontofrist und zieht die 2 %. Der Betrag steht ab Freigabe im Liquiditätsplan, nicht erst beim Kontoauszug.
Ein System. 12 Bereiche.
Von Stammdaten bis Controlling – alle Bereiche und Module sind immer dabei. Ein Gesamtpaket, eine Datenbasis, kein Nachkaufen.
Stammdaten
Vertrieb & CRM
Organisation
Aufträge & FM
Zeiterfassung
Personalwesen
Lagerverwaltung
Buchhaltung
Controlling
Mein Bereich
Administration
Beleg & Vorlagen
Und das Beste: alle Module sind immer inklusive – ein Gesamtpaket, kein Baukasten mit Aufpreisen.
Nichts versandet
alles hat einen Weg.
Anträge, Freigaben und Einsichten laufen als nachvollziehbarer Vorgang durchs Haus: mit Empfänger, Status, Kommentar und lückenlosem Verlauf. Der rote Faden, der alle Bereiche verbindet.
Mehrstufige Freigaben
Vorgesetzte, HR, Geschäftsführung – so viele Stationen wie nötig, jede mit Kommentar und Protokoll.
Stammdaten nur auf Antrag
Mitarbeitende sehen ihre eigenen Daten und stoßen Änderungen als Antrag an. Vorgesetzte fragen Einsicht gezielt über den Workflow an – nichts ändert sich ungenehmigt.
Bedarf & Beschaffung
Bedarfsanmeldung, Bestellfreigabe und Wareneingang laufen als ein Vorgang – die Rechnungsfreigabe hast du oben schon gesehen.
Urlaub, Abwesenheiten & Akteneinsicht
Anträge und HR-Freigaben laufen im selben Postfach – datenschutzkonform und rollenbasiert.
Ihre Kunden – mit an Bord.
Kunden bekommen einen eigenen, sicheren Zugang – ohne Anruf, ohne Mail-Ping-Pong. Und alles, was dort passiert, landet direkt als Vorgang im System.
- Eigener Login je Kunde – vom CRM aus verwaltet
- Belege & Rechnungen einsehen und herunterladen
- Anfragen stellen – wird direkt zum Vorgang im Workflow
- Status live verfolgen, statt nachzutelefonieren
Das Büro in der Hosentasche.
Dieselbe Plattform, für unterwegs gedacht – kein zweites Tool, keine Installation nötig.
Kein zweites Tool
Dieselbe Anwendung, dieselben Daten – nur in einer aufgeräumten Touch-Oberfläche. Nichts, was extra gepflegt werden müsste.
Als App installierbar
Läuft im Browser und lässt sich auf den Startbildschirm legen – ohne App Store, ohne Ausrollen über die IT.
Alles, was Sie oben gesehen haben
Stempeln, Belege fotografieren, Nachweise unterschreiben lassen – genau die Schritte aus den beiden Vorgängen, unterwegs.
Ein Assistent, der Hand anlegt.
Er beantwortet nicht nur Fragen, er bereitet Vorgänge vor – und man sieht ihm dabei zu, welche Bereiche des Systems er gerade heranzieht.
Erst das Modul, dann das Recht.
Ohne freigeschaltetes Modul kein Zugriff. Ein Modul ist der Schlüssel, um in einem Bereich überhaupt zu arbeiten – die genaue Tiefe legen die Rechte darunter fest, individuell je Rolle bis je Person.
Jede Stufe ist je Modul einzeln wählbar – von der Systemrolle bis zur einzelnen Person. Beispiel Stammdaten: Vorgesetzte und Mitarbeitende sehen sie, ändern aber nicht selbst – Änderungen stoßen sie als Antrag über den Workflow an.
Navigation gefiltert
Ohne Leserecht taucht ein Modul gar nicht erst in der Sidebar auf.
Nur-Lese-Modus
Ohne Schreibrecht sind Anlegen, Speichern und Löschen ausgeblendet.
Sicht- & Nutzergruppen
Steuern zusätzlich, welche Datensätze eine Person überhaupt sieht.
Es gehört dir – bis ins Detail.
Dasselbe urqivo, vom Unternehmen konfiguriert und von jeder Person zu ihrer eigenen Ansicht gemacht. Eingestellt, bis es sich anfühlt, als wäre es für dich gebaut.
Klick dich durch – so schnell wird urqivo zu deinem.
Ihre Daten.
Nicht verhandelbar.
Gehaltsdaten, Personalakten und Buchhaltung liegen in einem System – deshalb steht hier, wie es geschützt ist. Nicht als Versprechen, sondern als Aufzählung dessen, was eingebaut ist.
Zwei Faktoren, Pflicht
Die Anmeldung verlangt neben dem Passwort einen zeitbasierten Code aus der Authenticator-App. Wie oft er abgefragt wird, legt jedes Unternehmen selbst fest.
Passwörter kann niemand lesen
Gespeichert wird kein Passwort, sondern ein Ergebnis aus 210.000 Rechendurchgängen (PBKDF2). Auch Sitzungsschlüssel liegen nur als Prüfsumme in der Datenbank – wer die Datei hätte, könnte sich damit nicht anmelden.
Durchprobieren läuft ins Leere
Nach mehreren Fehlversuchen wird das Konto vorübergehend gesperrt. Automatisiertes Raten kostet damit mehr Zeit, als es je einbringt.
Jeder sieht nur seinen Teil
Rechte werden je Modul in vier Stufen vergeben, dazu steuern Sicht- und Nutzergruppen, welche Datensätze überhaupt erscheinen. Ohne Recht taucht ein Bereich gar nicht erst in der Navigation auf.
Nachvollziehbar, wer was geändert hat
Jede Änderung trägt Bearbeiter und Zeitstempel, jede Freigabe ihren Verlauf mit Kommentar. Im Streitfall ist ablesbar, wer wann was entschieden hat.
Schutz vor dem großen Versehen
Auffällige Massenlöschungen werden erkannt und verworfen, statt stillschweigend übernommen zu werden – auch wenn sie von einem angemeldeten Gerät kommen.
Server in Europa
Ihre Daten verlassen den Geltungsbereich der DSGVO nicht. Anbieter ist die urqivo UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Deutschland – nachzulesen im Impressum.
Gesichert – im Takt Ihrer Wahl
Standardmäßig wird alle 14 Tage gesichert. Wer einen engeren Rhythmus braucht – täglich, wöchentlich – bekommt ihn vertraglich vereinbart.
Ihre Daten gehören Ihnen
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir bereit. Zum Vertragsende werden die Daten gelöscht – vorher exportieren Sie sie selbst oder lassen sie über den Support herausgeben.
Bereit für eine Plattform statt Insellösungen?
Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Struktur, Ihren Gesellschaften und Prozessen – wir richten urqivo auf Ihr Unternehmen aus und zeigen Ihnen, wie es sich anlegt.
Was kostet urqivo? Der Preis richtet sich nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens – alle Bereiche sind darin enthalten, ohne Aufpreis je Modul. Ein Angebot bekommen Sie über die Anfrage.
Oder direkt per E-Mail an info@urqivo.de